Sérsmíði eða tilbúin lausn? Þannig tekur þú ákvörðunina

Stutta svarið: kauptu tilbúna lausn þar sem reksturinn þinn er eins og rekstur annarra og láttu smíða þar sem sérstaðan liggur. Bókhald, launavinnsla og tölvupóstur eru nánast alltaf best leyst með tilbúnum hugbúnaði. Ferli sem gera fyrirtækið þitt betra en samkeppnina, eða gögn sem þurfa að flæða milli kerfa sem ekkert tilbúið kerfi tengir saman, eru þar sem sérsmíði getur borgað sig.

Í reynd er svarið sjaldnast annaðhvort eða. Flest fyrirtæki enda með blöndu: tilbúin kerfi fyrir staðlaða hluta rekstrarins og sérsmíðaðar tengingar eða viðbætur þar sem þörfin er sérstök. Hér er rammi til að taka ákvörðunina á réttum forsendum, með heildarkostnað, áhættu og útgönguleið í huga.

Hvenær tilbúin lausn er rétta svarið

Ef ferlið sem á að leysa er eins hjá þér og hjá þúsundum annarra fyrirtækja er tilbúin lausn nánast alltaf skynsamlegri. Þar færðu þróun, öryggisuppfærslur og nýja eiginleika sem dreifast á alla notendur kerfisins, á verði sem endurspeglar þá stærðarhagkvæmni. Þú færð líka nokkuð sem oft er vanmetið: kerfi sem aðrir hafa þegar prófað í rekstri, með leiðbeiningum, þjónustuborði og fólki á vinnumarkaði sem kann á það.

Tilbúin lausn hentar sérstaklega vel þegar tíminn skiptir máli. Áskrift er hægt að virkja á dögum eða vikum, en sérsmíði kallar á greiningu, hönnun, smíði og prófanir. Ef þú veist ekki enn hvernig ferlið á að líta út er oft betra að byrja á tilbúnu kerfi, læra af notkuninni og meta sérsmíði síðar á traustari grunni.

Reglan er einföld: kauptu tilbúið þar sem þú ert eins og aðrir.

Faldi kostnaðurinn við tilbúnar lausnir

Tilbúin kerfi eru samt ekki ókeypis þó áskriftin virðist lág. Kostnaðurinn birtist annars staðar, og oft ekki fyrr en kerfið er komið í daglega notkun:

• Notendagjöld margfaldast með fjölda starfsmanna og hækka gjarnan ár frá ári, án þess að þú hafir mikið um það að segja.
• Vinnulagið þarf að sveigja að kerfinu í stað þess að kerfið styðji vinnulagið. Sá kostnaður sést ekki á reikningi en birtist í tíma og óþægindum starfsfólks.
• Samþættingar eru takmarkaðar og gögnin þín ýmist læst inni í kerfi birgjans eða aðeins aðgengileg í dýrari áskriftarleið.
• Þú borgar fyrir eiginleika sem þú notar aldrei, af því að þeir fylgja pakkanum.
• Handavinna myndast í kringum kerfið: útflutningur í Excel, tvískráning og flutningur gagna sem kerfið ræður ekki við sjálft.

Ekkert af þessu þýðir að tilbúin lausn sé röng. Það þýðir að samanburðurinn þarf að ná yfir allan kostnaðinn, ekki bara mánaðargjaldið á verðsíðu birgjans.

Hvenær sérsmíði borgar sig

Sérsmíði á rétt á sér þegar ferlið er hluti af sérstöðu rekstrarins, því sem gerir fyrirtækið þitt öðruvísi en samkeppnina. Þá er kerfi sem passar nákvæmlega ekki munaður heldur samkeppnisforskot. Ef þú lagar sérstöðuna að almennu kerfi ertu í raun að gera reksturinn líkari rekstri allra hinna.

Sérsmíði kemur líka til greina þegar ekkert tilbúið kerfi talar við hin kerfin þín, þegar reglur, gögn eða útreikningar eru of sérhæfð fyrir almennan hugbúnað, eða þegar notendagjöld tilbúinnar lausnar yfir nokkurra ára tímabil fara fram úr kostnaði við smíði og rekstur. Þriðja ástæðan er stjórn: þegar þú vilt sjálfur ráða forgangsröðun, útgáfutakti og hvar gögnin eru hýst.

Sérsmíði hefur líka sína galla og þá á að nefna. Hún tekur lengri tíma í upphafi, einhver þarf að bera ábyrgð á rekstri og uppfærslum, og ef kröfurnar eru óljósar verður verkefnið dýrara en það þarf að vera. Sérsmíðað kerfi sem enginn ber ábyrgð á eldist illa.

Reiknaðu heildarkostnað yfir fimm ár

Besta leiðin til að bera leiðirnar saman er að reikna heildarkostnað yfir fimm ár. Fyrir tilbúna lausn er það fjöldi notenda sinnum notendagjald sinnum 60 mánuðir, að viðbættri innleiðingu, aðlögun, tengingum og líklegri hækkun gjalda. Fyrir sérsmíði er það smíðin sjálf að viðbættum rekstri, hýsingu og viðhaldi allan tímann.

Til viðmiðunar, og alls ekki sem tilboð: afmarkað sérkerfi sem tekur 120 til 200 klukkustundir í smíði kostar um 2,1 til 3,6 milljónir króna á tímagjaldinu okkar, 17.880 kr. á klukkustund án VSK. Rekstraráskriftin Kerfisrekstur kostar 59.900 kr. á mánuði, sem gerir um 3,6 milljónir króna á fimm árum, og við bætist viðhald og ný virkni eftir þörfum. Raunverulegt umfang ræðst af notendum, samþættingum, gögnum og áhættu og kemur fyrst í ljós í greiningu.

Í mörgum tilvikum kemur tilbúna lausnin betur út úr þessum samanburði, og þá er það svarið. Spurningin er þó ekki bara hvor leiðin er ódýrari heldur hvað fæst fyrir peninginn. Kerfi sem sparar starfsfólki tíma á hverjum degi getur borgað sig þótt það kosti meira á blaði.

Spurningarnar sem skera úr

• Er þetta ferli eins hjá okkur og hjá öðrum fyrirtækjum? Ef svo er, er tilbúin lausn líklega rétta leiðin.
• Er ferlið hluti af því sem gerir okkur betri en samkeppnina? Ef svo er, er vert að skoða sérsmíði eða sérsmíðaða viðbót.
• Hvað kostar tilbúna lausnin á fimm árum, með öllum notendagjöldum, innleiðingu og tengingum?
• Kemst gagnasafnið okkar út úr kerfinu, á nothæfu sniði, ef við viljum skipta síðar?
• Býður kerfið upp á vefþjónustu (API) svo hægt sé að tengja það við bókhald, vef og önnur kerfi?
• Hver ber ábyrgð á rekstri, öryggisuppfærslum og afritun eftir að kerfið fer í loftið?
• Ef við látum smíða, hver á frumkóðann og getur annar aðili tekið við kerfinu ef á þarf að halda?

Blandaða leiðin er oftast niðurstaðan

Algengasta og oft skynsamlegasta niðurstaðan er að halda tilbúnum kerfum þar sem þau virka og smíða aðeins það sem vantar á milli. Það getur verið tenging sem flytur pantanir af vefnum í bókhaldið, þjónustugátt sem sækir gögn úr kerfi sem þið eigið þegar, eða sérhæfður útreikningur sem ekkert almennt kerfi býður upp á.

Kosturinn er minni áhætta og markvissari fjárfesting. Þú borgar ekki fyrir að endursmíða það sem er þegar til og sérsmíðin fer í það sem skilar raunverulegum ávinningi. Gallinn er að fleiri kerfi þýða fleiri tengingar sem þarf að vakta, svo rekstur tenginganna á að vera hluti af áætluninni frá upphafi.

Algengar spurningar

Er sérsmíði alltaf dýrari en tilbúin lausn? Ekki endilega. Hún er yfirleitt dýrari í upphafi, en yfir nokkurra ára tímabil geta notendagjöld, aðlögun og handavinna í kringum tilbúið kerfi orðið hærri. Það ræðst af fjölda notenda og því hversu vel tilbúna lausnin passar.

Getum við byrjað á tilbúnu kerfi og látið smíða síðar? Já, og það er oft góð leið. Gættu þess bara að velja kerfi sem býður upp á vefþjónustu og útflutning gagna, svo leiðin standi opin.

Hvað ef við sitjum þegar uppi með kerfi sem hentar illa? Þá er fyrsta skrefið að kortleggja hvað virkar, hvað vantar og hvort hægt sé að ná gögnunum út. Stundum dugar tenging eða viðbót, stundum er skynsamlegra að skipta.

Hvernig þú tekur fyrsta skrefið

Byrjaðu á einföldum lista: hvaða ferli eru stöðluð, hvaða ferli eru sérstök, hvaða kerfi eru þegar í notkun og hvar starfsfólk vinnur handavinnu í kringum þau. Reiknaðu síðan fimm ára kostnað fyrir hvern kost. Sá listi einn og sér skýrir málið oft.

Ef þú ert að vega þessa kosti er gagnlegt að fá óháð mat áður en skrifað er undir, sérstaklega á heildarkostnaði og samþættingarmöguleikum. Hjá Novamedia er Greining og áætlun ætluð einmitt fyrir þetta: fast verð, 214.560 kr. án VSK fyrir 12 klukkustundir, með forgangsraðaðum tillögum, grófu umfangi og kostnaðarmati. Niðurstaðan getur vel orðið sú að tilbúin lausn dugi, og ef ein af okkar eigin vörum leysir málið bendum við frekar á hana en að leggja til sérsmíði.