Þegar kerfin tala ekki saman: falinn kostnaður handavinnunnar

Handvirk tvískráning milli kerfa kostar yfirleitt mun meira en hún virðist gera: í vinnutíma, í villum sem uppgötvast seint og í töfum á upplýsingum milli deilda. Ef sömu gögnin eru slegin inn oftar en einu sinni í hverri viku er nánast alltaf þess virði að reikna hvað sjálfvirk samþætting myndi spara.

Í flestum fyrirtækjum er einhver sem flytur upplýsingar á milli kerfa með höndunum: pantanir af vefnum inn í bókhaldið, viðskiptavini úr tölvupósti inn í CRM, vinnustundir úr Excel inn í launakerfið. Hver færsla tekur kannski mínútu. Samanlagt er þetta oft stór hluti af starfi einhvers, og villurnar fylgja frítt með.

Hvað handavinnan kostar í raun

• Tími: endurtekin skráning safnast upp í tugi klukkustunda á mánuði, oft dreift á marga starfsmenn svo enginn sér heildarmyndina.
• Villur: innsláttarvillur uppgötvast í uppgjöri, hjá viðskiptavininum eða aldrei.
• Tafir: upplýsingar berast milli deilda dögum eftir að þær urðu til, svo ákvarðanir eru teknar á gömlum tölum.
• Fólk: reyndasta starfsfólkið er fast í skráningarvinnu sem tölva ætti að sjá um, í stað þess að sinna viðskiptavinum og umbótum.
• Viðkvæmni: ferli sem byggir á því að einn starfsmaður muni eftir að flytja gögnin stöðvast þegar sá starfsmaður fer í frí eða hættir.

Einfalt reiknidæmi

Tíu klukkustundir af tvískráningu á viku eru um 500 klukkustundir á ári. Margfaldaðu þá tölu með launakostnaði á klukkustund, með launatengdum gjöldum, og þú færð beinan kostnað handavinnunnar. Hann er sjaldnast lægri en fólk heldur, og þá er ótalinn kostnaðurinn við að finna og leiðrétta villur.

Berðu það svo saman við kostnað tengingarinnar. Til viðmiðunar, en ekki sem tilboð: afmörkuð tenging milli tveggja kerfa sem bjóða góðar vefþjónustur getur tekið 30 til 80 klukkustundir, sem gera um 0,5 til 1,4 milljónir króna á tímagjaldinu 17.880 kr. án VSK. Eldri kerfi, flóknar reglur og mörg kerfi í einu taka lengri tíma. Samþætting sem eyðir mikilli handavinnu borgar sig oft á fyrsta árinu, áður en villukostnaðurinn er talinn með.

Mundu líka eftir rekstrinum. Tenging er lítið kerfi sem þarf hýsingu, vöktun og uppfærslur, og sá kostnaður á heima í dæminu frá byrjun.

Hvernig samþættingar virka

Flest nútímakerfi bjóða vefþjónustur (API) sem leyfa öðrum kerfum að sækja og senda gögn. Samþætting er tenging sem færir gögnin sjálfkrafa á milli kerfa, og hún getur virkað á þrjá vegu:

• Rauntímatenging: þegar atburður gerist, til dæmis ný pöntun, sendir kerfið boð (oft kallað webhook) og gögnin eru flutt strax.
• Reglubundin keyrsla: tengingin sækir og sendir gögn á föstum tímum, til dæmis á klukkutíma fresti eða á hverri nóttu. Það dugar vel þar sem nokkurra klukkustunda töf skiptir ekki máli.
• Millilag: eldri kerfi án vefþjónustu má oftast tengja með millilagi sem les og skrifar gögn á því sniði sem kerfið skilur, til dæmis skrám eða beint í gagnagrunn.

Áður en tenging er smíðuð þarf líka að ákveða hvaða kerfi á hverja upplýsingu. Ef verð er uppfært bæði í vefversluninni og í bókhaldinu, hvort gildir? Svarið við þeirri spurningu skiptir meira máli en tæknin sjálf, því óskýrar reglur um eignarhald gagna leiða til þess að kerfin skrifa hvort yfir annað.

Vöktun er það sem oftast gleymist

Mikilvægasti hlutinn, og sá sem oftast er vanræktur, er vöktunin. Samþætting án eftirlits er tifandi villa. Kerfi breytast, birgjar uppfæra vefþjónustur sínar, aðgangslyklar renna út og færslur á óvæntu sniði berast. Án vöktunar stöðvast tengingin hljóðlaust og enginn tekur eftir því fyrr en tölurnar stemma ekki í mánaðaruppgjörinu.

Góð tenging lætur vita um leið og eitthvað fer úrskeiðis, skráir hvað var flutt og hvenær, og getur endurtekið færslur sem mistókust án þess að tvískrá þær. Spyrðu alltaf hver fær viðvörunina og hver bregst við henni.

Gátlisti áður en ráðist er í samþættingu

• Skráðu hvaða kerfi eru í notkun og hver ber ábyrgð á hverju þeirra.
• Spurðu starfsfólkið hvaða upplýsingar það slær oftast inn tvisvar og hve langan tíma það tekur á viku.
• Kannaðu hvort kerfin bjóða vefþjónustu (API) og hvort hún fylgir þeirri áskriftarleið sem þið eruð með.
• Ákveddu hvaða kerfi á hverja upplýsingu, til dæmis viðskiptavini, verð, birgðir og greiðslur.
• Skilgreindu hversu fljótt gögnin þurfa að berast: strax, innan klukkustundar eða næsta dag.
• Hugaðu að persónuvernd: hvaða persónuupplýsingar fara á milli kerfa, hver hefur aðgang að þeim og hvar þær eru hýstar.
• Ákveddu hver fær viðvaranir þegar tenging bregst og hver lagar hana.

Hvar á að byrja

Byrjaðu ekki á stærstu tengingunni heldur þeirri sem er sárust. Hún skilar mestum létti á stystum tíma og sannar ávinninginn fyrir næstu skref. Algengir fyrstu kostir eru pantanir úr vefverslun inn í bókhald, tímaskráning inn í launakerfi og fyrirspurnir af vefnum inn í CRM eða þjónustukerfi.

Áður en nokkuð er smíðað skaltu kanna hvort tilbúin tenging sé þegar til. Mörg kerfi bjóða innbyggðar tengingar við algeng bókhalds- og launakerfi, og þá er óþarfi að sérsmíða. Sérsmíðuð tenging á rétt á sér þegar engin slík er til, þegar sú sem er til dugar ekki eða þegar reglurnar eru of sértækar.

Algengar spurningar

Er hægt að tengja gamalt kerfi sem býður enga vefþjónustu? Oftast já, með millilagi sem les og skrifar gögn á því sniði sem kerfið skilur. Það er yfirleitt meiri vinna og kallar á nánari vöktun, en það er sjaldan ómögulegt.

Þurfum við að skipta um kerfi til að losna við tvískráninguna? Sjaldnast. Í flestum tilvikum er ódýrara og öruggara að tengja kerfin sem þið eigið þegar en að skipta þeim út.

Hvað gerist ef annað kerfið breytist? Þá þarf tengingin að aðlagast. Þess vegna á rekstur og vöktun tengingarinnar að vera hluti af samkomulaginu frá upphafi, ekki eitthvað sem er leyst þegar hún hættir að virka.

Næsta skref

Fyrsta skrefið er einfaldur listi yfir kerfi og handavinnu, ekki stór skýrsla. Skráðu hvaða gögn fara á milli, hver flytur þau og hve langan tíma það tekur. Með þann lista í höndunum sést fljótt hvar samþætting skilar mestu.

Novamedia kortleggur gagnaflæði af þessu tagi reglulega og smíðar og vaktar tengingar milli bókhalds, vefverslana, CRM og sérkerfa. Afmarkaða vinnu er hægt að vinna á tímagjaldi, en ef skoða þarf heildarmyndina fyrst er Greining og áætlun á föstu verði, 214.560 kr. án VSK fyrir 12 klukkustundir. Eftir að tengingin er komin í loftið getur hún farið í rekstraráskrift, til dæmis Kerfisrekstur á 59.900 kr. á mánuði, sem inniheldur villuvöktun og viðvaranir.