Byrjaðu á sjálfvirkni, ekki gervigreind

Áður en fyrirtæki fjárfestir í gervigreind borgar sig að spyrja hvort vandinn sé í raun gögn sem flæða ekki á milli kerfa. Oft er svarið já. Þá leysa samþætting og einföld sjálfvirkni málið hraðar, ódýrar og með minni áhættu, og gervigreindin getur komið á eftir þar sem hún styttir vinnu sem þegar er skilgreind.

Gervigreind er oft beðin um að laga vinnu sem stafar af slitnum gögnum: sömu upplýsingum sem eru slegnar inn í tvö kerfi, stöðu sem enginn treystir og ferlum sem enginn á. Þá er fyrsta skrefið sjaldnast líkan. Það er að láta kerfin tala saman.

Merki um að vandinn liggi í gögnunum

• Starfsfólk afritar nöfn, kennitölur, dagsetningar eða upphæðir úr einu kerfi yfir í annað, oft daglega.
• Sama spurningin, til dæmis um stöðu pöntunar eða birgðir, fær ólík svör eftir því hvaða kerfi er skoðað.
• Excel-skjal sem einn starfsmaður heldur utan um er í raun miðlægt kerfi fyrirtækisins.
• Villur uppgötvast í mánaðaruppgjöri í stað þess að koma fram þegar þær verða til.
• Ferlið stoppar þegar ákveðinn starfsmaður er í fríi, því aðeins hann veit hvað á að gerast næst.

Ef nokkur þessara atriða eiga við er líklegt að gervigreind myndi aðeins flýta fyrir sömu handavinnunni eða, það sem verra er, byggja tillögur og samantektir á röngum tölum. Mállíkan sem fær ósamræmd gögn skilar sannfærandi svari, en ekki endilega réttu.

Sjálfvirkni sem greiðir sig fyrst

• Pöntun, reikningur eða umsókn fer sjálfkrafa á milli vefs, bókhalds og tölvupósts án þess að neinn slái hana inn aftur.
• Starfsfólk hættir að afrita nöfn, dagsetningar og stöðu á milli kerfa, því upplýsingarnar eru skráðar einu sinni og flæða þaðan.
• Villa kemur fram á einum stað, með viðvörun til þess sem á að bregðast við, í stað þess að safnast upp í Excel.
• Næsta skref í ferlinu gerist án þess að einhver þurfi að muna eftir því, til dæmis staðfesting til viðskiptavinar, áminning eða úthlutun verkefnis.
• Tímaskráning, fjarvistir og útgjöld flæða beint í launa- og bókhaldskerfi í stað þess að vera tekin saman í höndunum í lok mánaðar.

Þetta eru ekki spennandi verkefni, en þau eru fyrirsjáanleg. Reglurnar eru þekktar, niðurstaðan er annaðhvort rétt eða röng og auðvelt er að mæla tímann sem sparast. Hjá mörgum fyrirtækjum skila nokkrar vel valdar tengingar meiri ávinningi en nokkurt gervigreindarverkefni, og þær gera næsta skref, hvort sem það er gervigreind eða eitthvað annað, mun ódýrara.

Hvernig samþætting virkar í raun

Flest nútímakerfi bjóða upp á API, vefþjónustu sem leyfir öðrum kerfum að lesa og skrifa gögn. Samþætting notar þessi viðmót til að færa gögn á milli kerfa. Hún getur verið rauntímatenging, þar sem kerfi lætur vita um leið og eitthvað gerist, til dæmis með vefkrók þegar ný pöntun berst. Hún getur líka verið reglubundin keyrsla sem sækir og ber saman gögn á klukkutíma fresti eða á hverri nóttu, eða millilag sem tekur við gögnum úr mörgum áttum og dreifir þeim áfram.

Fyrir einfaldar tengingar á milli algengra skýjaþjónusta duga oft tilbúin verkfæri eins og Zapier, Make eða n8n, og þá er óþarfi að láta sérsmíða nokkuð. Sérsmíði borgar sig þegar tengingin þarf að ráða við kerfi án tilbúinna tenginga, flóknar reglur, mikið magn eða gögn sem þurfa að vera rekjanleg. Í öllum tilvikum þarf vöktun. Tenging sem hættir að virka án þess að nokkur taki eftir því er hættuleg, því fólk heldur áfram að treysta gögnunum.

Hvenær gervigreind bætir einhverju við

Gervigreind er gagnleg þegar gögnin eru þegar á réttum stað og verkefnið er að flokka, draga saman, þýða eða benda á frávik. Hún ræður við það sem fastar reglur ráða illa við: frjálsan texta í tölvupósti, skannaðar kvittanir og ólíkt orðalag á sama erindi. Þar styttir hún vinnu sem er vel skilgreind en erfitt að forrita.

Hún er hins vegar slæm fyrsta fjárfesting þegar enginn veit hvaða tala er rétt. Við byrjum því á samþættingu og sjálfvirkni og bætum gervigreind við þar sem hún styttir vinnu sem þegar er skilgreind. Kvittanaskanni sem les upphæð, söluaðila og VSK af mynd er gott dæmi. Hann er aðeins gagnlegur af því að útgjöldin eiga þegar sinn stað í kerfinu og flæða þaðan áfram í bókhaldið. Án þeirrar tengingar væri hann bara fljótlegri leið til að búa til gögn sem einhver þarf samt að slá inn annars staðar.

Rétt röð minnkar áhættuna

Röðin skiptir meira máli en tæknivalið. Hvert skref byggir á því fyrra og gerir það næsta ódýrara.

• Skýrt ferli. Skrifið niður hvað gerist, í hvaða röð og hver ber ábyrgð á hverju skrefi. Oft kemur í ljós að hluta vinnunnar má einfaldlega sleppa.
• Gögn á einum stað. Ákveðið hvaða kerfi er réttur uppruni hverra upplýsinga, til dæmis um viðskiptavini, verð og birgðir, og látið hin kerfin sækja þangað.
• Sjálfvirkni. Tengið kerfin svo gögnin flæði sjálf og næstu skref gerist án áminninga, með vöktun sem lætur vita þegar eitthvað bregst.
• Gervigreind. Bætið henni við þar sem eftir stendur vinna með frjálsan texta, skjöl eða mat sem fastar reglur ráða ekki við.

Gervigreind kemur inn þegar fyrstu þrjú atriðin eru til staðar. Þá er hægt að mæla ávinninginn af henni, því grunnlínan er skýr. Og ef hún bætir engu við er hægt að slökkva á henni án þess að ferlið hrynji.

Algengar spurningar

Er sjálfvirkni ekki bara gamaldags gervigreind? Nei. Hefðbundin sjálfvirkni fylgir föstum reglum sem einhver skrifaði og gerir alltaf það sama við sömu aðstæður. Það er styrkleiki, því hún er fyrirsjáanleg, ódýr í rekstri og auðvelt að prófa hana. Gervigreind er sveigjanlegri en að sama skapi ófyrirsjáanlegri.

Getum við tengt kerfi sem eru ekki með API? Oft já, til dæmis með reglubundnum útflutningi skráa eða beinum aðgangi að gagnagrunni, en slíkar tengingar eru viðkvæmari og þurfa meiri vöktun. Stundum er skynsamlegra að skipta um kerfi en að byggja brothætta tengingu.

Hvað kostar samþætting? Það ræðst af fjölda kerfa, gæðum viðmótanna og því hversu flóknar reglurnar eru. Til viðmiðunar, ekki sem tilboð: einföld tenging á milli tveggja kerfa með góðum API-um gæti tekið 20 til 40 klukkustundir, eða um 360 til 715 þúsund kr. án VSK á tímagjaldinu 17.880 kr. Við bætist vöktun í rekstri.

Hvað ef kerfið sem við notum er þegar með innbyggðar tengingar? Þá á að nýta þær fyrst. Margar hugbúnaðarvörur eru með tilbúnar tengingar við algeng bókhalds- og launakerfi, og þær eru nær alltaf ódýrari og traustari en sérsmíði.

Hvernig á að byrja

Veljið eitt ferli þar sem handavinnan er mest og teljið hversu oft sömu upplýsingarnar eru slegnar inn. Kortleggið hvaðan gögnin koma, hvert þau fara og hvar þau stoppa. Sú mynd segir yfirleitt strax hvort fyrsta skrefið er tenging, sjálfvirkt ferli eða einfaldlega betri verklagsregla.

Ef þið viljið aðstoð við kortlagninguna byrjar Novamedia slík verkefni yfirleitt á Greiningu og áætlun, 12 klukkustundum á föstu verði, 214.560 kr. án VSK, sem endar með forgangsröðuðum tillögum og grófu kostnaðarmati. Við höfum tengt saman íslensk bókhaldskerfi, erlend skýjakerfi og sérsmíðaðar lausnir í tæp tuttugu ár, og ef tilbúið verkfæri dugar segjum við það.